Etapy wdrażania biblioteki procedur

Biblioteka procedur to zbiór  procedur, instrukcji, zasad, regulaminów i wytycznych, które określają funkcjonowanie procesów w firmie objętych wdrożeniem biblioteki procedur. Dzięki niej wszyscy pracownicy mogą pracować zgodnie z określonymi standardami, co z kolei przekłada się na większą wydajność przedsiębiorstwa. Jest to szczególnie ważne dla nowo przyjętych pracowników, którzy potrzebują czas aby się zaznajomić ze sposobem funkcjonowania firmy. Wyniki badań firmy Nova Praxis wskazują, że nowa osoba w firmie angażuje inne osoby przez pierwsze 3 miesiąc co najmniej w tym samym wymiarze czasu co sama pracuje. Czas ten można skrócić jedynie poprzez dobrze wdrożoną bibliotekę procedur 

Mapowanie procesów

Pierwszym etapem wdrożenia biblioteki jest przygotowanie do tego organizacji poprzez zidentyfikowanie, a także mapowanie zachodzących w niej procesów, dla których będzie wdrożona biblioteka procedur. Dzięki temu stworzone procedury będą odnosiły się do realnych działań mających miejsce w firmie. W zadanie to muszą zostać zaangażowani pracownicy znajdujący się zarówno na wejściu procesów, jak i w ich wnętrzu oraz na wyjściu. 

Wyeliminowanie błędów i nieścisłości

Po identyfikacji i mapowaniu procesów przychodzi czas na eliminację błędów i wszelkiego rodzaju niespójności. Znalezione w wyniku przeprowadzenia pierwszego etapu błędy są prezentowane właścicielom procesów, a następnie w miarę możliwości naprawiane. W drugim kroku dochodzi również do eliminacji niskich limitów decyzyjnych, zbędnych działań czy braku kontroli nad przebiegiem procesów w firmie. 

Stworzenie instrukcji oraz procedur

Trzeci etap wdrażania biblioteki procedur jest zasadniczy, to właśnie podczas niego powstaje dokumentacja, w przypadku której warto skorzystać z pomocy specjalistów takich jak firma oferująca działania związane z optymalizacją procesów biznesowych Nova Praxis. Tworzone są wszelkiego rodzaju procedury, instrukcje, checklisty oraz formularze. Definiowane są również pojęcia powszechnie stosowane podczas przebiegu procesów w firmie, tak aby były one zrozumiałe i jednoznaczne dla wszystkich pracowników, na każdym szczeblu.

Przygotowanie systemu informatycznego

Wdrożenie biblioteki procedur nie jest możliwe bez odpowiedniego systemu informatycznego. Dlatego jednym z etapów tego zadania jest jego przygotowanie poprzez między innymi przydzielenie właściwych uprawnień pracownikom oraz tworzenie folderów zawierających wszelkie informacje związane z procedurami firmowymi.

Wdrożenie pracowników w funkcjonowanie biblioteki procedur

Ostatnim etapem wdrożenia biblioteki procedur w przedsiębiorstwie, która wpłynie na jego lepsze funkcjonowanie jest przeszkolenie pracowników zarówno szeregowych, jak i zajmujących stanowiska zarządcze, dzięki temu dowiadują się oni jak korzystać z nowych, dostępnych narzędzi oraz w jaki sposób tworzyć lub modyfikować zawarte w nich procedury.